1. Výpočet predpokladanej hodnoty zákazky
V súlade s Usmernením RO č. N5/2008 v účinnom znení k overovaniu zadávania zákaziek na realizáciu schválených aktivít tretím subjektom (ďalej len „Usmernenie“) je nevyhnutnou súčasťou dokumentácie z verejného obstarávania doklad – stanovenie (výpočet) predpokladanej hodnoty zákazky podľa § 5 zákona č. 25/2006 Z.z. o verejnom obstarávaní a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.
Týmto upozorňujeme prijímateľov, aby pri predkladaní dokumentácie na administratívnu kontrolu verejného obstarávania venovali zvýšenú pozornosť uvedenému dokladu. V prípade nepredloženia tohto dokladu, bude prijímateľ požiadaný o doplnenie chýbajúceho dokladu, čim sa proces administratívnej kontroly verejného obstarávania predĺži.
Príklady určenia predpokladanej hodnoty zákazky:
- na základe vlastných skúseností s doterajšími, obdobnými VO, napr. prijímateľ má zmluvu, ktorej končí platnosť – pre účely výpočtu predpokladanej hodnoty zákazky prijímateľ použije údaje (sumy, ceny) z tejto zmluvy,
- na základe cenového prieskumu oslovením minimálne 3 potenciálnych dodávateľov – pre účely zdokladovania takto vykonaného prieskumu prijímateľ predloží celú komunikáciu s potenciálnym dodávateľom,
- na základe cenového prieskumu z webových sídiel dodávateľov – pre účely zdokladovania takto vykonaného prieskumu trhu prijímateľ predloží „print screeny“ predmetných webových sídiel.
V prípade predmetu zákazky pozostávajúceho z viacerých položiek je potrebné pri výpočte predpokladanej hodnoty zákazky vychádzať z hodnoty každej položky, nie celého predmetu zákazky ako celku – nie je možné uviesť jednu sumu bez uvedenia súm viažucich sa k jednotlivým položkám.
Predpokladaná hodnota zákazky sa určuje v čase začatia postupu zadávania zákazky. Medzi vyhlásením postupu zadávania zákazky a určením predpokladanej hodnoty zákazky nesmie uplynúť viac ako 30 kalendárnych dní (1 mesiac).
Ďalšie podmienky výpočtu predpokladanej hodnoty zákazky sú uvedené v kapitole 3.2 Usmernenia.
2. Predkladanie dokumentácie k VO na výkon administratívnej kontroly
V zmysle kapitoly 7 Usmernenia prijímateľ predkladá na administratívnu kontrolu verejného obstarávania kópiu originálu kompletnej dokumentácie v písomnej podobe, ktorá je pevne zviazaná a podpísaná štatutárnym zástupcom prijímateľa, resp. splnomocneným zástupcom podľa prílohy č. 3 zmluvy o poskytnutí NFP.
Prijímateľom odporúčame nasledovný postup:
- Prijímateľ vyhotoví fotokópiu celej dokumentácie z vykonaného alebo prebiehajúceho verejného obstarávania. Vo fotokópii prijímateľ očísluje podľa poradia jednotlivé strany predkladanej dokumentácie.
- Prijímateľ vyhotoví zoznam dokladov, ktoré vo fotokópii predkladá na administratívnu kontrolu. Odporúčame, aby sa tento zoznam nachádzal ako prvý list predloženej dokumentácie.
- Fotokópie a zoznam predkladaných dokladov následne prijímateľ pevne spojí (napr. zviaže tepelnou alebo hrebeňovou väzbou) a na prvej strane, resp. v zozname dokladov štatutárny zástupca prijímateľa, resp. splnomocnený zástupca podľa prílohy č. 3 zmluvy o poskytnutí NFP uvedie „Overené s originálom“ a svoj vlastnoručný podpis, čím potvrdí pravosť a kompletnosť predkladaných dokumentov.
Upozorňujeme prijímateľov, že riadiaci orgán nebude akceptovať dokumentáciu k VO, ktorá nebude pevne zviazaná a overená v zmysle uvedeného postupu (napr. dokumentácia voľne vložená v euroobaloch, obálkach, šanónoch a pod.), pri ktorej nie je možné zaručiť jej pravosť a kompletnosť. Takto predložená dokumentácia k VO bude vrátená prijímateľovi bez vykonania administratívnej kontroly. Administratívna kontrola VO bude zo strany riadiaceho orgánu vykonaná až po opätovnom doručení dokumentácie k VO v zmysle kapitoly 7 Usmernenia.
